Provedení roční uzávěrky a účtování v novém účetním roce

V tomto příkladu vycházejme ze situace, že uzavíráme rok 2024 a chceme začít účtovat nový rok 2025.

• Spusťte program a zvolte Nastavení - Volba a definice firem.
• Nastavte se v seznamu firem na tu, ve které jste účtovali v roce 2024.
• Zvolte tlačítko Zkopírovat - vytvoří se nová firma (rok), do které se přenesou všechny zápisy, faktury, skladové pohyby atd. z firmy roku 2024. Označte tuto firmu (rok) jako rok 2025.
• Vyberte si tuto nově vytvořenou firmu tlačítkem Otevřít firmu.

Uzávěrka účetní části

Přejděte do Účetního deníku - Funkce - Roční převod a zvolte z nabídky možnost Roční převod. V parametrech ročního převodu zadejte datum 31. 12. 2024 a potvrďte spuštění převodu tlačítkem OK.

Faktury, pohledávky, závazky, zápočty

Pokud jste zvolili přepínač na výmaz, dojde ke smazání zaplacených faktur, pohledávek, závazků, zápočtů. Podmínky pro výmaz faktur, pohledávek, závazků při uzávěrce jsou tyto:

• Faktura musí být zaplacena k datu uzávěrky jak v tuzemské měně (CZK), tak v příslušné cizí měně (pokud je v cizí měně vystavena).

• Pokud je faktura vystavena z předfaktury, musí být předfaktura i všechny případné další zálohové daňové doklady vzniklé z jedné předfaktury plně uhrazené.

• Pokud je faktura zahrnuta do zápočtu, musí být zápočet uzavřený - všechny doklady v zápočtu musí být plně zaplacené.

• V případě Daňové evidence je navíc rozšiřující podmínka pro výmaz předfaktur: pokud je předfaktura zaplacená k datu uzávěrky a v deníku se nachází zaúčtované úhrady předfaktury a doposud z předfaktury nevznikl žádný daňový doklad, nebude při uzávěrce smazána.

• Zápočty budou smazány pouze pokud jsou označeny jako Potvrzené nebo Jednostranné a všechny doklady v zápočtu k datu uzávěrky jsou zaplacené.

Pokladna

Pokud zvolíte uzavření pokladen, uzavřou se VŠECHNY pokladny. V Seznamu pokladen bude nastaven počáteční stav podle zůstatku k datu uzávěrky. Pokud uzavření nezvolíte, je možné individuálně uzavřít pokladny v modulu Pokladna - Funkce - Uzávěrka pokladny.

Interní doklady

Pokud zvolíte uzavření agendy Interní doklady, smažou se v této agendě všechny doklady k datu uzávěrky. Pokud uzavření nezvolíte, je možné dodatečně vyvolat uzavření v rámci modulu Interní doklady - Funkce - Uzávěrka knihy interních dokladů.

Deník (Účetnictví)

V deníku se zruší všechny zápisy do data uzávěrky. Zůstanou pouze skupiny zápisů obsahující účtování na saldokontní účty (Funkce - Osnova - editace - Saldokontní), u kterých se v rámci dané skupiny nerovnají obraty na stranách MD a DAL (párování - vyhodnocení obratů na saldokontních účtech použité při uzávěrce odpovídá párování použitému v sestavám "Saldo dle Zdroj/Doklad"). Dále pak zůstanou skupiny zápisů s účtováním těch faktur, pohledávek, závazků, které nebyly při uzávěrce vymazány. Účetní zápisy, jenž zůstávají po uzávěrce v deníku, mají v čísle zápisu uvedeno "ARCH." - archivní. Program s nimi bude pracovat pouze při kontrole saldokonta a nebude je zahrnovat do výpisů hlavní knihy, předvahy, nepracuje se s nimi ke zjištění stavu účtů apod.

Deník (Daňová evidence)

V deníku po uzávěrce zůstanou zaúčtované úhrady předfaktur, ze kterých doposud nevzniknul daňový doklad. Zápisy budou označeny v čísle příznakem ARCH. Důvodem je nutnost znát způsob zaúčtování kvůli pozdějšímu přeúčtování záloh na základ a dph (v okamžiku vzniku daňového dokladu).

Po provedení uzávěrky zkontrolujte a upravte v Nastavení - Program - Účetní nastavení - Účetní období, Nastavení dílčích účetních období a Kontrolu zápisu data do dokladů.
Pro každou Vámi používanou agendu nastavte nové číselné řady - Deník, Faktury vydané, přijaté, Ost. pohledávky, Ost. závazky, Pokladna - Funkce - Číselné řady. V případě pokladny je ještě třeba po vytvoření nových číselných řad přiřadit řady k příslušným pokladnám. Přiřazení provedete ve Funkce - Číselník pokladen - Editovat - Čís.řada příjm/výdaj. dokladů.
V původní firmě (roce) 2024 neprovádějte žádnou uzávěrku a data ponechejte tak jak jsou. Pouze pokud to výslovně vyžadujete, popř. to vyžaduje Váš daňový poradce, tak spusťte v Účetním deníku ve Funkcích volbu Roční převod - Doplnění uzávěrkových zápisů. Tato volba neprovádí žádný výmaz dat, pouze doplní do účetního deníku zápisy, kterými se převedou zůstatky účtů na účty závěrkové - Konečný účet rozvažný a Účet zisků a ztrát.
V případě, že budou ještě přicházet účetní doklady, které spadají do starého účetního období, je třeba je pořídit jak do firmy roku 2024, tak do roku 2025. V roce 2025 doklad zaevidujte do příslušné agendy a zaúčtujte do deníku - účetní zápisy v deníku v roce 2025 by měly být označeny jako ARCHivní. V roce 2024 jsou účetní zápisy zaevidovány jako běžné, tedy nearchivní. Po dokončení všech závěrkových prací v roce 2024 je třeba zjištěné zůstatky rozvahových účtů z roku 2024 zapsat/zaktualizovat ve firmě roku 2025 - Deník - Funkce - Počáteční stavy účtů.

Uzávěrka skladové části

Uzávěrka skladu má za cíl zbavit se starých skladových dokladů a případně skladových karet.
Základním pravidlem je, že uzávěrku NEPROVÁDÍME ve firmě daného účetního roku (období), ALE AŽ VE FIRMĚ S NOVÝM ÚČETNÍM ROKEM (OBDOBÍM), která byla vytvořena pomocí funkce "Zkopírovat" ve "Volbách a definicích firem". Tímto se v novém účetním roce zbavíme záznamů ze starého období a nastavíme nové počáteční stavy pro nový účetní rok.
Poněvadž roční převod může být proveden v podstatě pro libovolné datum, skladová cena karty se k danému datu vypočte na základě počátečních stavů a pohybů na kartě. Tato skladová cena je potom počáteční cenou pro nové období. Je proto nutno ještě před provedením převodu zkontrolovat a opravit případné nesoulady v množstevním a finančním stavu skladu a následně (pokud účtujete o skladu) provést kontrolu a případnou opravu zaúčtování skladových pohybů. Pro tyto účely použijte kontroly jak v kartách, tak v účetním deníku, pro opravy jsou to funkce pro "Přepočet počtu MJ ve skladových kartách dle pohybů ve skladu..." a "Přepočet skladových cen ve skladových kartách dle pohybů ve skladu..." Sama uzávěrka provádí pouze zjednodušený přepočet skladových cen, ale nezohledňuje převodní doklady a výdeje do mínusu.
Pokud je zvolena možnost mazání karet bez pohybů s nulovým stavem, pak karta nesmí mít žádný pohyb a její počáteční a koncový stav musí být nulový. Taktéž není smazána karta, která je obsažena v dokladech jiných agend (faktury, objednávky, ...).
Po provedení převodu není možno dohledat zaúčtování skladových pohybů, protože budou vymazány.
Pokud po provedení uzávěrky dojde k nutnosti zadat doklad do předcházejícího účetního období, pak si tuto firmu otevřeme, pořídíme doklad, provedeme nezbytné kontroly a přepočty a poté je nutno se přepnout zpět do nového účetního období a použít funkci "Import do počátečních stavů...", která převezme koncové stavy předchozího období a nahraje je do nového období. Ve starém období se ovšem nesmí vyskytovat žádné doklady nového období.
Před zadáním prvního dokladu v novém období nastavte nové číselné řady ve Skladových pohybech - Funkce - Číselné řady.

Uzávěrka Maloobchodu

Akce "Roční uzávěrka" v maloobchodní pokladně kromě běžného uzávěrkového výpisu nabídne, pokud má obsluha právo mazat v archivu, i zrušení archivu dokladů a archivů uzávěrek. Dále, pokud má právo nastavení K/S, nabídne i vynulování grandtotálů a nastavení čísla následujícího paragonu. Proto je rozumné roční uzávěrku nespouštět na archivní kopii minulého roku, ale až na pracovní kopii pro nový rok.
Zrušení archivů, nulování grandtotálů i změnu čísla paragonu je možné kdykoliv provést i každé samostatně vyvoláním z nabídky Funkce, pokud ma obsluha příslušná práva.
Zrušením archivů uzávěrek a dokladů se připravíme o možnost listovat v nich (bez přepnutí na archivní "firmu"), zato se velikost databáze zmenší o cca 130 byte za každý paragon a o cca 70 byte za uzávěrku, t.j. 1 MB za každých 7.700 paragonů resp. 14.000 uzávěrek. Úměrně tomu se sníží doba potřebná k zálohování, upgrade atd. Pokud archiv dokladů v maloobchodu nezrušíme, ale příslušné skladové pohyby v agendě skladu ano, uvidíme v archivu paragonů sice všechny celkové součty, ale jednotlivé položky paragonů již neuvidíme a tudíž ani nevytiskneme třeba kopii paragonu.

EET

Pokud kopie firmy bude po uzávěrce novou aktuální firmou, je nutno ve staré firmě zrušit nastavení profilů EET na stanicích, které měly nastaven "Výchozí profil pro EET této firmy a tohoto počítače", nebo minimálně zrušit nastavení identifikace všech profilů v seznamu profilů EET. Zamezí se tím nechtěnému odesílání zpráv EET ze staré nepoužívané firmy. Nevýhodou zrušení identifikace firmy v profilech EET je stav, kdy není možno otevřít modul malobchodu, poněvadž ten při nastaveném "Výchozím profilu pro EET..." vyžaduje funkční chování EET.
Zároveň je nutno v nové firmě provést převzetí profilů EET na stanicích, které jej používají do "Výchozí profil pro EET této firmy a tohoto počítače" a globálně nastavit identifikaci profilů v seznamu profilů pro EET na novou firmu! Pro zrušení/nastavení identifikace profilů v seznamu profilů pro EET je potřeba pravým tlačítkem myši vyvolat menu a provést zrušení/nastavení identifikace profilu EET.
Samy profily EET jsou z bezpečnostních důvodů vázány na číslo firmy, aby nedošlo k nechtěnému odesílání zpráv EET při práci na testovací kopii firmy.

Kniha jízd

Funkce ročního převodu v modulu Kniha jízd provede následující:

1. Nejprve se dotáže na datum uzávěrky (zadáme např. 31. 12. 2024).
2. U jízd do data uzávěrky (např. od minulosti do 31. 12. 2024 včetně) provede přepočet spotřeby a stavu paliva v nádrži pro vozidla, která jsou zadaná jako firemní.
3. V nastavení vozidel nastaví počáteční stav tachometru a počáteční stav paliva v nádrži podle hodnot vypočítaných v předchozím bodě.
4. Odstraní všechny jízdy do zadaného data uzávěrky (např. smaže všechny jízdy od minulosti do 31. 12. 2024 včetně).

Odkaz na videonávod zde.